Najem okazjonalny czy zwykły? Co powinien wiedzieć właściciel mieszkania

Wrzesień to miesiąc, w którym na krakowskim rynku podpisuje się najwięcej umów najmu w całym roku. Decyzja o tym, w jakiej formie ta umowa zostanie zawarta, zapada zwykle na kilka dni przed przekazaniem kluczy, często pod wpływem tego, co powiedział znajomy albo co wyczytało się na forum. To o tyle niefortunne, że jest to jedna z niewielu decyzji przy wynajmie, której później nie da się cofnąć samodzielnie – zmiana formy umowy w trakcie trwania najmu wymaga zgody najemcy, a ten rzadko ma powód, żeby jej udzielić. Poniżej wyjaśniamy, czym te dwie formy różnią się w praktyce, ile kosztuje najem okazjonalny, jakich warunków trzeba dopilnować, żeby faktycznie działał, i kiedy zwykła umowa w zupełności wystarczy.

Czym różni się najem okazjonalny od zwykłego?

Najem okazjonalny to nie inny rodzaj umowy, tylko ta sama umowa najmu obudowana dodatkowymi dokumentami i dodatkowym trybem postępowania. Reguluje go art. 19a-19e ustawy o ochronie praw lokatorów. Zwykły najem opiera się na kodeksie cywilnym, uzupełnionym o ogólne przepisy tej samej ustawy – czyli te, które chronią lokatora.

Cała różnica sprowadza się do jednego: co się dzieje, gdy umowa się kończy, a najemca nie chce się wyprowadzić.

Kto w ogóle może zawrzeć umowę najmu okazjonalnego?

Nie każdy właściciel. Ustawa zawęża tę formę do osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali. Firma wynajmująca mieszkania ma do dyspozycji najem instytucjonalny, ale to już osobna konstrukcja z innymi wymogami.

Do tego dochodzą trzy warunki formalne. Umowa musi być zawarta na czas oznaczony i nie dłuższy niż dziesięć lat. Musi mieć formę pisemną – i tu przepis jest bezwzględny, bo brak formy pisemnej oznacza nieważność, nie tylko trudności dowodowe. Każda zmiana umowy, także aneks o podwyżce czynszu, również wymaga formy pisemnej.

Pytanie, które słyszymy najczęściej, brzmi: ile mieszkań można wynajmować, zanim stanie się to działalnością gospodarczą? Przepisy nie podają liczby. Znaczenie ma sposób działania – zorganizowany, ciągły i nastawiony na zysk charakter wynajmu, a nie sama liczba lokali. Przy dwóch czy trzech mieszkaniach wynajmowanych długoterminowo zwykle nie ma problemu. Przy kilkunastu, z obsługą, remontami i rotacją krótkoterminową, warto tę kwestię omówić z księgowym, zanim podpisze się pierwszą umowę.

Trzy załączniki, bez których umowa nie działa

To najczęstsze źródło rozczarowań. Umowa nazwana najmem okazjonalnym, ale bez kompletu załączników, jest zwykłą umową najmu. Potrzebne są trzy dokumenty:

• Oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego, w którym poddaje się egzekucji na podstawie art. 777 § 1 pkt 4 Kodeksu postępowania cywilnego i zobowiązuje się opróżnić lokal w terminie wskazanym w żądaniu właściciela. Termin ten nie może być krótszy niż 7 dni.
• Wskazanie przez najemcę innego lokalu, w którym będzie mógł zamieszkać, jeśli dojdzie do egzekucji.
• Oświadczenie właściciela tego lokalu o zgodzie na zamieszkanie w nim najemcy i osób z nim mieszkających. Na żądanie wynajmującego oświadczenie to składa się z podpisem poświadczonym notarialnie.

Jest jeszcze jeden zapis, o którym mało kto pamięta, a który realnie działa na korzyść właściciela. Jeśli najemca traci możliwość zamieszkania we wskazanym lokalu – bo na przykład rodzice sprzedali mieszkanie – ma 21 dni od powzięcia tej wiadomości na wskazanie innego lokalu wraz z nową zgodą. Jeśli tego nie zrobi, właściciel może wypowiedzieć umowę z zachowaniem co najmniej siedmiodniowego okresu wypowiedzenia. Warto ten obowiązek wpisać wprost do umowy, żeby najemca o nim wiedział.

Ile kosztuje notariusz i kto za niego płaci?

Wynagrodzenie notariusza za sporządzenie oświadczenia najemcy jest limitowane ustawowo i nie może przekroczyć jednej dziesiątej minimalnego wynagrodzenia za pracę. Przy płacy minimalnej wynoszącej 4806 zł daje to maksymalnie 480,60 zł. W praktyce kancelarie liczą za to oświadczenie zwykle od 140 do 290 zł, do czego dochodzą wypisy aktu i ewentualne poświadczenie podpisu na zgodzie właściciela lokalu zastępczego.

Formalnie to najemca składa oświadczenie i to on ponosi koszt czynności notarialnej. Przepisy nie narzucają jednak sztywnego podziału i strony mogą ustalić to inaczej.

Nasza rekomendacja dla właścicieli jest praktyczna: przy dobrym najemcy warto rozważyć wzięcie tego kosztu na siebie. Kilkaset złotych to ułamek miesięcznego czynszu, a wizyta u notariusza jest jednym z częstszych powodów, dla których kandydat wycofuje się z oferty na ostatniej prostej. Zabezpieczenie ma chronić właściciela, więc trudno oczekiwać, że najemca chętnie za nie zapłaci.

14 dni, o których zapomina najwięcej właścicieli

To fragment, na który warto zwrócić szczególną uwagę, bo przekreśla wszystko, co opisaliśmy wyżej.

Właściciel ma obowiązek zgłosić zawarcie umowy najmu okazjonalnego naczelnikowi urzędu skarbowego właściwego dla swojego miejsca zamieszkania, w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu. Na żądanie najemcy musi też okazać potwierdzenie tego zgłoszenia.

Jeżeli tego nie zrobi, nie stosuje się przepisów art. 19c i 19d ustawy. W praktyce oznacza to, że właściciel traci prawo do podwyżki czynszu na zasadach z umowy oraz – co znacznie ważniejsze – całą uproszczoną ścieżkę eksmisyjną. Umowa nadal obowiązuje, akt notarialny nadal leży w szufladzie, tylko przestaje być do czegokolwiek przydatny. Zostaje zwykły najem z pełną ochroną lokatora.

Potwierdzenie zgłoszenia jest zresztą jednym z trzech dokumentów, które trzeba później dołączyć do wniosku o nadanie klauzuli wykonalności. Bez niego sąd nie ma czego rozpatrywać.

Termin liczy się od rozpoczęcia najmu, a nie od podpisania umowy. Jeśli umowa jest podpisana w połowie sierpnia, a najemca wprowadza się 1 września, zgłoszenie musi trafić do urzędu do 15 września.